Come organizzare un matrimonio perfetto

Come organizzare un matrimonio perfetto: 10 idee per Evenote.

Questo articolo é rivolto a coppie che hanno deciso di convolare a nozze ma può risultare molto utile a tutti coloro che, per un motivo o l’altro, hanno il compito di organizzare un matrimonio come, ad esempio, Wedding Planner, organizzatori di eventi, agenzie, amici e parenti.

In rete esistono moltissimi siti web che consigliano COSA fare per organizzare un matrimonio di successo (ed anche nel mio blog troverete utili consigli), ma nessuno parla di COME fare, ovvero di quali strumenti utilizzare per avere tutta l’organizzazione sotto controllo.

Ciò che scrivo é dettato unicamente dalla mia personale esperienza come intrattenitore per matrimoni, non é una verità assoluta e potrebbe anche risultare, per taluni, del tutto inutile.

Il segreto per organizzare un matrimonio perfetto é molto semplice, forse banale, ma proprio per questo, molto spesso sottovalutato e quindi non utilizzato.

Se sei arrivato fin qui a leggere forse ti ho incuriosito e allora andiamo avanti per scoprire

COME organizzare un matrimonio.

Il segreto é: prendere appunti!

Si lo so, ci sarai rimasto male per questo consiglio che sembra banale, ma lascia che ti spieghi.

Hai deciso di sposarti (o ti é stato dato incarico di organizzare un matrimonio) e allora che fai?

La prima cosa é informarsi! Oggi si fa presto, basta una ricerca su Google per diventare in poche settimane esperti di matrimoni. Milioni di siti web che ti consigliano le COSE DA FARE: dalla scelta del vestito, la location, il ristorante, le bomboniere, i fiori, il fotografo,  l’intrattenimento musicale e perfino (ogni riferimento é puramente casuale) anche il prestigiatore (o prestidigitatore) per uno spettacolo di Magia privato e personalizzato per il tuo evento.

Si passa intere settimane (se non mesi) a visitare negozi, ristoranti, sfogliare riviste e naturalmente a navigare su internet per farsi un’idea di cosa scegliere per le proprie nozze.

Quando però arriva il momento di fare le proprie scelte, ci si rende conto di avere confusione, di non ricordare più dove aver visto quel particolare vestito, di dove aver letto la recensione di quel ristorante, di quali fossero i punti fondamentali del bon ton a tavola ed in generale, ci si accorge di essere poco organizzati.

Una delle cose migliori allora che si può fare è di prendere appunti su tutto ciò che riteniamo interessante; sì, sto parlando proprio di scrivere un diario, che ci permetta di tenere tutte le info in modo organizzato.

Un ottimo strumento che ho visto utilizzare a tale scopo dai Wedding Planner si chiama Evernote che é una sorta di Diario automatizzato, disponibile su qualsiasi piattaforma (PC, Mac, Smartphone, Tablet, ecc.).

Evernote è un servizio gratuito (con la possibilità di caratteristiche premium), che consente di prendere appunti memorizzando qualsiasi cosa. È possibile salvare le proprie idee, pensieri, cose che ci piacciono, cose che sentiamo, vediamo e che troviamo sul web.

È possibile scaricare il programma su qualsiasi piattaforma da http://www.evernote.com (sito ufficiale dell’applicazione).

Caratteristiche fondamentali sono:

• il programma lavora in cloud quindi se scrivi una nota, salvi un pdf, scatti una foto, ecc. ritroverai tutto su tutti i tuoi dispositivi, dal computer fisso, portatile, cellulare, tablet e perfino smartwatch avendo sempre tutto aggiornato e senza rischio di perdere informazioni preziose.
• il programma ha una funzione di ricerca molto valida e veloce: ricerca per parola chiave, tag o testo scritto (anche in immagini e pdf).
• é possibile ritagliare le copie di pagine web, PDF, effettuare una registrazione audio, archiviare foto e immagini.
• é possibile condividere tutto ció che inserite in Evernote con il vostro partner (o con chi volete voi) in modo da essere sempre aggiornati. Se avete sguinzagliato familiari e amici per alcune commissioni potete condividere anche con loro aggiornamenti importanti attraverso la chat interna.

In sostanza, è possibile memorizzare tutto ciò che si desidera conservare e ricordare, e poi, ritrovare facilmente quando e dove ne avete bisogno.

Utilizza Evernote come unico archivio dove raccogliere tutte le notizie, informazioni, siti web, fotografie, biglietti da visita e tanto altro. In questo modo saprai dove andare a ricercarle senza la paura di dimenticare o perdere qualcosa. Salva su Evernote tutti i PDF e gli e-Book che trovi in rete o che ricevi come preventivo. Il lettore PDF di Evernote é uno dei migliori ed ha una funzione di ricerca formidabile.

È possibile salvare tutte le vostre note in una casella generale, o creare quaderni e taccuini su diversi argomenti.

Ecco 10 (+1 bonus) idee di come utilizzare Evernote per organizzare un matrimonio:

1) Lista degli Ospiti

Con Evernote si può gestire agevolmente la lista degli ospiti e se utilizziamo un taccuino condiviso con il fidanzato/a possiamo costantemente tenere aggiornata la lista, aggiungendo (o eliminando) di volta in volta, i nomi degli invitati.

2) Salva i tuoi pensieri

Registra ogni tua idea. A volte, nelle situazioni più strane (alla posta, al supermercato, in auto, appena svegli o subito prima di addormentarci), ci vengono in mente idee brillanti che però, quando pronte per la trascrizione, non riusciamo più a ricordarle. Niente di più facile che registrare una Nota Audio in Evernote (una registrazione vocale si può fare anche mentre si guida), sul nostro smartphone, per essere sicuri di non dimenticare nessun nostro pensiero.

3) Documenti e Contratti

Esegui la scansione o fai una foto di tutti i documenti, preventivi, prenotazioni e contratti che ricevi. Avrete in questo modo un archivio con tutti i vostri documenti a portata di mano e ricercabili in base alla data, fornitore o qualsiasi altro riferimento (tag) scelto al momento della memorizzazione. Evernote garantisce sempre il backup di tutto il vostro archivio.

4) Archivio fotografico

Utilizza Evernote per archiviare foto di ristoranti, chiese, luoghi interessanti, bomboniere, abiti, bouquet di fiori e quanto possa tornare utile per l’organizzazione del matrimonio. Evernote sfrutta tra l’altro una funzione di Geo-Tagging per ricercare immagini in base al luogo dove sono state scattate.

5) Lista delle cose da fare

In Evernote é possibile creare facilmente, tramite la funzione to-do-list, un elenco di tutte le cose da fare ed inserire la spunta quando queste saranno eseguite. Una sorta di lista della spesa suddivisibile per argomento con possibilità di inserire dei remainder per essere avvisati a scadenze prefissate.

6) Lista nozze

Non perdetevi la possibilità di gestire la vostra lista nozze. Che si tratti di accessori per la casa o di un viaggio vi ritornerà molto utile, per evitare doppioni, dimenticanze e incongruenze, segnare tutto – compreso nome e importo di chi vi fa il regalo – in un archivio dinamico, sicuro, accessibile dovunque è sempre aggiornato.

7) Siti Web interessanti

In Evernote é estremamente semplice salvare interi siti web, singole pagine o articoli di blog. Basta cliccare sull’apposito tasto presente nel nostro browser (dopo aver installato la relativa applicazione).

8) Ricevute

Salva in Evernote tutte le ricevute, fatture e scontrini fiscali. A fine evento (o a fine anno per Wedding Planner e Agenzie) sarà molto più facile fare i conti…

9) Biglietti da Visita

Evernote ha una funzione particolare per salvare le foto di tutti i biglietti da visita ricevuti da fornitori e potenziali tali. Probabilmente andrete a parlare con diversi fiorai, fotografi, artisti dell’animazione, maghi, prestigiatori e illusionisti (ricordatevi anche di me!) e ognuno di questi vi darà il suo biglietto da visita. Ricordate che con Evernote sarà facilissimo ritrovare ogni informazione.

10) Diario

Questo forse é il miglior consiglio che posso darvi: utilizzate Evernote per trascrivere ogni singolo giorno il vostro personale Diario, esattamente come si faceva da bambini. Scrivete tutto, cose da fare e cose già fatte, persone da incontrare e già incontrate, emozioni, gioie, dubbi, perplessità, stati d’animo e tutto ciò che vi passa per la testa. Vi assicuro che scrivere tutto vi aiuterà nell’organizzazione delle nozze e resterà un bel ricordo negli anni a venire.

Bonus +1) per Agenzie, organizzatori e Wedding Planner

Gestite con Evernote l’archivio di tutti i vostri clienti, memorizzando immagini e soprattutto testimonianze in modo da poterle far vedere (o inviare via email) a nuovi potenziali clienti o utilizzare per il vostro marketing.

Esistono numerose altre funzioni di Evernote che si possono sfruttare per organizzare il matrimonio, come ad esempio, organizzare il viaggio di nozze, condividere itinerari, mappe, foto della location per il matrimonio, tenere traccia di inviti, indirizzi postali, risposte ricevute o da inoltrare, condividere informazioni importanti con il fotografo, ecc.

Tutto ciò, gestito in un unico archivio on-line, vi faciliterà di gran lunga nell’organizzazione di un matrimonio di successo.

Eccoci giunti alla conclusione di questo articolo. Spero che queste informazioni possano ritornare utili per organizzare il vostro matrimonio.

Vorrei solo sottolineare, infine, che non ho nessun legame con Evernote (che é un’azienda americana, privata e indipendente) e questo articolo non va inteso come pubblicità a questo prodotto. Sul mercato troverete, tra l’altro, applicazioni simili e comunque funzionali.

Consiglio Evernote perché é il più utilizzato dai Wedding Planner che conosco ed io stesso lo utilizzo per l’intera gestione della mia professione di Mago, Prestigiatore, Illusionista, esperto in intrattenimento e Spettacoli di Magia per matrimoni.

I lettori che già utilizzano questo tipo di strumenti possono integrare, rispondendo a questo articolo, con ulteriori idee e consigli. Saranno tutti ben accetti.

P.s.: dimenticavo, anche questo post é stato scritto con Evernote… 😉